智慧軍營智能檔案管理系統

一、建設背景

部隊的文件管理、使用、存取、借閱、運轉和統計等工作一直是一項重要工作，隨著信息時代的到來，計算機和網絡技術逐漸應用到了部隊的辦公中，但文秘、保密、檔案管理等部門所有文件、收發登記、存取和管理等工作主要還是通過手工模式來進行，即手工登記、手工簽收、手工查找和統計以及制作各種報表等。這種以人工為主、手工處理的工作方式不僅使文件的管理效率明顯降低，還不斷暴露出一些問題。

二、功能介紹

1、精準管理

能夠對文件、文件盒及文件資料等物品實現集中、統一和精準管理；實現文件基本信息的電子化登記，便于信息存儲、統計、查詢利用以及辦結處理等。系統采用指紋識別技術登錄，利用條碼對文件流轉交換信息進行集中管理，利用網絡、指紋身份識別等技術對所有工作人員投遞的文件進行全過程追蹤，能夠對智能文件柜中的遠端文件進行實時在位監管，遠程精準定位監控文件狀況，實現遠程無人值守監管。

2、 自動盤點

系統對文件資料進行全壽命周期管理，后臺自動記錄文件的借用與歸還日志；支持網絡化的查找與定位，提高工作效率；系統支持對文件資料進行自動盤點，并生成相關統計數據；

3、文件分發

分發管理子系統可使文件管理單位的文件管理運行體系更為系統化、自動化、科學化；同時，以文件的歸檔、保存、維護、分發、借閱為主線來驅動的文件管理流程將更為高效、便捷；

4、多級管理

系統由網絡管理平臺及后端管理設備組成的多級管理平臺實現多級分級管理，有效解決大型復雜信息系統的大規模監管問題。

5、智能識別

利用射頻、指紋和條碼等識別技術對文件的存取進行有效管理；

6、 安全防范

堅固的全鋼結構柜體，紅外探測、視頻監控、門禁檢測和震動傳感等多種探測手段以及現場聲光、安防聯動、短信通知等多種報警方式，能有效阻止非法入侵；

7、追溯分析

自動記錄文件的存取日志、系統日志、報警日志和存取實時錄像，便于追溯；可以方便快捷地進行查詢、統計并生成各類報表，便于管理分析；

8、自助存取

取出文件時取件人員到控制柜前，在界面上點擊“取文件”按鈕，并按下自己的指紋進行驗證，當只有一件文件屬于取物人員時，存放該文件的對應箱門自動打開；當一人有多件文件時，需要在彈出界面上選擇自己想要取出的文件即可；

9、 在位監控

通過內部計算機網絡，可以對遠端文件進行實時監管，遠程監控文件狀況，實現遠程無人值守監管；

10、實時查詢

管理人員可以通過內部網絡對被監管文件的所屬單位、使用者、設備名稱、存儲位置、在位情況、使用情況以及歷史信息等進行實時查詢和管理；

11、丟失報警

當文件監管現場發生違規進入，或發生違規取檔、超時未歸還、文件丟失、人為破壞系統、長時間無市電輸入等報警事件時，系統會立即報警，報警方式主要有聲光報警、短信報警、網絡上報中心報警等；

12、過程監管

系統后臺自動記錄操作過程，便于日后查詢和統計。通過內部網絡，對單臺或多臺文件存儲柜進行遠程管理和實時監控，實時查看文件柜的開關狀態和使用情況，實現對文件的靜態管理和動態管控，及時發現、解決問題苗頭和漏洞隱患，提高文件的安全管理水平和管理效率。

三、系統優勢

1、提高文件分發、管理工作效率

通過智能文件管理系統可使數據錄入工作量大大降低。通過使用條碼作為某個文件的唯一標識并掃描條碼，可快速查詢該文件的相關信息及辦理情況；通過條形碼或一定的查詢條件進行檢索查詢，可使文件查詢工作效率得到極大提高；利用條形碼和計算機技術，提高文件交換流轉信息的準確性，可使文件傳遞分發失誤率大大降低；解決信息流（計算機信息）與物流（文件實物）的信息對應，可對每一件文件進行追蹤，實現紙質文件分發、流轉的自動化管理。

2、提高文件分發、管理的安全可靠性

通過條碼和智能交換技術，準確記錄交接過程，將人為因素可能造成的錯誤降至最低，發生錯誤時能及時發現錯誤并糾正。通過指紋識別驗證人員身份，允許合法用戶進出文件管理場所并從文件智能存儲柜中自動取件。能夠通過指紋識別和文件條碼實現文件的交接、存取和分發，并存有完整準確的記錄；通過分配合理的權限明確文件管理責任，為事后審計提供依據；通過權限劃分有效杜絕系統運行中越位操作的發生，提高文件管理的安全性，并能夠根據工作需要靈活的劃分權限，進一步提升系統安全性、可靠性。

3、優化文件分發、管理流程

通過文件智能存儲柜、條碼和指紋識別認證系統后，改變文件存取工作方式向智能化轉變，提高存取、分發的準確性、實時性和自動化水平，進一步規范文件分發管理工作流程；采用指紋識別、結合條碼自動識別技術以及文件智能存儲柜，能夠提高工作效率，實現文件信息的電子化管理，取代傳統手工處理模式，實現文件管理過程中的信息自動采集、文件存取的自動記錄、存取使用過程的智能化管理，使實物流與信息流相統一，從而提高文件管理業務處理的運轉效率，確保文件管理工作準確、安全、保密和及時。

四、總結

智能檔案管理系統適用于機關文件、文秘、保密、檔案等文件檔案管理單位和場所，系統有利于整合管控文件及公文信息資源，實現統用統管；有利于利用信息技術管控文件資料，及時掌握文件動態，快速了解和處理突發事件，防范于未然，把控文件分發、管理及安全保密業務工作，做到事前可知、事中可控、事后可溯；有利于節約成本、節約人力，降低工作量，提高文件分發、管理及保密工作效率，提升安全保密防范能力和信息化建設水平。