基于物聯網技術的智慧軍營文件管理系統

一、建設背景

部隊的文件管理、使用、存取、借閱、運轉和統計等工作一直是一項重要工作，隨著信息時代的到來，計算機和網絡技術逐漸應用到了部隊的辦公中，但文秘、保密、檔案管理等部門所有文件、公文的收發登記、存取和管理等工作主要還是通過手工模式來進行，即手工登記、手工簽收、手工查找和統計以及制作各種報表等。這種以人力為主、手工處理的工作方式不僅使文件及公文的管理效率明顯降低，還不斷暴露出一些問題。

部隊迫切需要建立一套智能文件管理系統，實現以設備自動記錄為主，人工監控為輔的操作和管理模式，并嚴格進行人員身份和權限的管理和驗證，從而減輕文件管辦人員的工作負擔，規范文件及公文管理流程，提升文件及公文運轉效率和管理水平。

二、建設內容

為了解決部隊文件管理中存在的痛點難點，在深入調查用戶需求的基礎上，推出了部隊智能文件管理系統，從根本上解決文件管理中存在的痛點難點問題，理順文件管理流程，正規文件管理秩序，提升文件管理工作效率和信息化水平。

智能文件管理系統由智能文件管理系統軟件平臺、文件智能存儲柜及文件管理智慧屏組成。

1. 智能文件管理系統平臺

能夠集中統一管理電子文件和實體文件，維護文件的完整與安全；智能文件管理系統平臺包括文件收集整理、歸檔入庫、編研利用、分發使用和借閱、鑒定和銷毀、文件移交、統計監管等子系統，通過一系列電子流程，實現文件信息管理的自動化。

2. 文件智能存儲柜

用于集中存放文件及文件盒，具有保險柜的功能；具備自動電子鎖、門狀態檢測裝置和防破壞報警裝置。主要由文件柜智能遠程監控管理平臺、主控器、智能文件存儲柜、報警（視頻監控）系統、RFID物聯網識別系統、網絡系統和文件條碼系統（選用）七個部分構成。人員在取件時使用指紋識別方式進行身份驗證，驗證成功后開啟指定文件存儲柜倉門。系統可實現文件自動盤點、自動記錄存取日志、實時監控在位情況，做到了全自動化的文件在位管控。

3. 文件管理智慧屏

實現文件管理觸摸操作和態勢信息展現功能，以“智慧化、便捷化、可視化” 的目標提高文件管理工作效率和信息化水平。智慧觸摸屏以圖表或文字的形式顯示文件管理系統的實時運行情況，包括文件數質量情況、文件處理情況、分類情況、借閱情況等，文件管理各項狀況實時顯示，直觀形象，便于及時準確地掌握文件管理全局情況；做到文件管理工作“可知、可視、可控”，實現“一面屏展現、一面屏查詢、一面屏分析、一面屏統計”，從而提升文件管理工作全面建設水平。

三、系統功能

1. 自動盤點：

系統對文件資料進行全壽命周期管理，后臺自動記錄文件的借用與歸還日志；支持網絡化的查找與定位，提高工作效率；系統支持對文件資料進行自動盤點，并生成相關統計數據。

2. 文件分發：

分發管理子系統可使文件管理單位的文件管理運行體系更為系統化、自動化、科學化；同時，以文件的歸檔、保存、維護、分發、借閱為主線來驅動的文件管理流程將更為高效、便捷。

3. 多級管理：

系統由網絡管理平臺及后端管理設備組成的多級管理平臺實現多級分級管理，有效解決大型復雜信息系統的大規模監管問題。

4. 追溯分析：

自動記錄文件的存取日志、系統日志、報警日志和存取實時錄像，便于追溯；可以方便快捷地進行查詢、統計并生成各類報表，便于管理分析。

5.  實時查詢：

管理人員可以通過內部網絡對被監管文件的所屬單位、使用者、設備名稱、存儲位置、在位情況、使用情況以及歷史信息等進行實時查詢和管理。

6. 丟失報警：

當文件監管現場發生違規進入，或發生違規取檔、超時未歸還、文件丟失、人為破壞系統、長時間無市電輸入等報警事件時，系統會立即報警，報警方式主要有聲光報警、短信報警、網絡上報中心報警等。

四、總結

智慧軍營文件管理系統適用于部隊文件、文秘、保密、檔案等文件檔案管理單位和場所，系統有利于整合管控文件及公文信息資源，實現統用統管；有利于利用信息技術管控文件資料，及時掌握文件動態，快速了解和處理突發事件，防范于未然，把控文件分發、管理及安全保密業務工作，做到事前可知、事中可控、事后可溯；有利于節約成本、節約人力，降低工作量，提高文件分發、管理及保密工作效率，提升安全保密防范能力和信息化建設水平。