智慧軍營電子檔案信息化管理系統

一、建設背景

    隨著計算機和網絡的大量應用，大量電子文件的產生和管理已經是各單位急需解決的問題，而知識資源管理是未來營區信息管理的重要組成部分，也是單位信息管理的基礎，是未來的發展趨勢和發展方向。檔案是一個單位知識資源的核心部分，也是知識資源管理的最基礎部分。

    因此，要實現單位的知識資源的管理，首先要做好電子檔案的管理，才能以檔案管理為核心和基礎，逐步擴大和延伸管理范圍，最終實現知識資源的管理。

二、應用優勢

    由于RFID采用的是無線射頻認別原理，它可以工作于各種惡劣的工作環境，可以穿透一定的障礙物識別，穿透性好;它還可以識別運動中的文件，且可以批量識別;RFID標簽還可以反復擦寫數據信息，標簽可以重復利用。RFID標簽內信息快速的上傳到企業信息系統進行綜合管理，可以避免人工操作可能發生的錯誤。

    采用RFID技術可對文件檔案進行固定的信息查詢與移動信息查詢、還可通過平臺管理，讀取檔案全部信息。

三、功能介紹

1、文件管理

    文件管理中的文件歸檔是指文件材料在處理完畢之后，由文書部門或業務部門將其中有保存價值的文件整理立卷，定期移交給本單位檔案機構或檔案人員集中管理的過程。

    管理模塊包括：文件著錄、文件分類排序、文件鑒定、輔助組卷、密級期限設置、解密、設置目錄、生成歸檔號、文件歸檔、關聯關系設置、按字典排序、適應機構變更等功能。

2、檔案管理

    檔案著錄： 對于歷史的檔案數據，檔案管理員可進行傳統整理方法(先錄入案卷信息再錄入卷內文件信息)或簡化整理方法(單級文件)的著錄，以及原文的添加、掛接。

    案卷調整 ：檔案管理員在歸檔的過程中，需要對錯誤的歸檔結果進行糾錯，包括：分卷、合卷、拆卷、插卷、補空卷、卷內順序調整、案卷順序調整、案卷號調整等等。

3、移交接收

    下級檔案部門或其它單位將其管理的需移交的檔案、相關資料實體與原文及檢索目錄向上級檔案部門移交。檔案部門經驗收無誤后，向移交單位出具交接文件。

4、庫房溫濕度管理

    每日登記表數據錄入或轉換、統計分析。通過數據表來記載信息，提供著錄、檢索、統計和打印等功能。由用戶手動的填寫相應的著錄項，對于某些著錄項，要求能夠繼承上一條記錄的值。

5、權限管理

    多級權限管理，可以通過對總部的檔案室或檔案館超級管理用戶可以賦權給下級立檔單位或部門的二級超級用戶，使之有管理自己單位的人員的權限。

    用戶管理：分為用戶組和用戶，可以指定用戶組或用戶權限，用戶可以繼承所在組的權限，并可以單獨賦權超越組的權限。

    按照操作功能和檔案門類組合賦權，可以賦予用戶每一個檔案門類的不同操作功能的權限。

6、信息門類管理

    根據檔案的特點，把系統各種目錄數據分為各邏輯類目，下層的邏輯類目包含幾層具體的物理表，用戶通過系統可在這幾層物理表間設定關聯關系，如案卷和文件的關系。對每一物理表用戶可自定義表名、表描述，對表的每一字段，用戶可自定義字段名、字段類型,指定字段的是否可為空、唯一、值繼承、自動加一，并可添加、刪除、修改字段。

四、系統特點

1、信息的非人工識讀性;

2、信息存儲的高密度性;

3、信息與載體之間的可分離性;

4、多種信息媒體的繼承性;

5、系統依賴性。

五、總結

    智慧西岐電子檔案信息化管理系統利于整合管控文件及公文信息資源，實現統用統管；有利于利用信息技術管控文件資料，及時掌握文件動態，快速了解和處理突發事件，防范于未然，把控文件分發、管理及安全保密業務工作，做到事前可知、事中可控、事后可溯；有利于節約成本、節約人力，降低工作量，提高文件分發、管理及保密工作效率，提升部隊安全保密防范能力和信息化建設水平。