智慧軍營智能檔案管理系統

一、建設背景

    機關單位的文件管理、使用、存取、借閱、運轉和統計等工作一直是一項重要工作，隨著信息時代的到來，計算機和網絡技術逐漸應用到了機關單位的辦公中，但文秘、保密、檔案管理等部門所有文件、公文的收發登記、存取和管理等工作主要還是通過手工模式來進行，即手工登記、手工簽收、手工查找和統計以及制作各種報表等。這種以人力為主、手工處理的工作方式不僅使文件及公文的管理效率明顯降低，還不斷暴露出一些問題。機關單位迫切需要建立一套智能文件管理系統，實現以設備自動記錄為主，人工監控為輔的操作和管理模式，并嚴格進行人員身份和權限的管理和驗證，從而減輕文件管辦人員的工作負擔，規范文件及公文管理流程，提升文件及公文運轉效率和管理水平。

二、功能介紹

1、精準管理

    能夠對文件、文件盒及文件資料等物品實現集中、統一和精準管理；實現文件基本信息的電子化登記，便于信息存儲、統計、查詢利用以及辦結處理等。系統采用指紋識別技術登錄，利用條碼對文件流轉交換信息進行集中管理，利用網絡、指紋身份識別等技術對所有工作人員投遞的文件進行全過程追蹤，能夠對智能文件柜中的遠端文件進行實時在位監管，遠程精準定位監控文件狀況，實現遠程無人值守監管；

2、 自動盤點

    系統對文件資料進行全壽命周期管理，后臺自動記錄文件的借用與歸還日志；支持網絡化的查找與定位，提高工作效率；系統支持對文件資料進行自動盤點，并生成相關統計數據；

3、文件分發

    分發管理子系統可使文件管理單位的文件管理運行體系更為系統化、自動化、科學化；同時，以文件的歸檔、保存、維護、分發、借閱為主線來驅動的文件管理流程將更為高效、便捷；

4、 多級管理

    系統由網絡管理平臺及后端管理設備組成的多級管理平臺實現多級分級管理，有效解決大型復雜信息系統的大規模監管問題。

5、分布式存儲

    系統采用可靠的現場總線作為內部總線，在接入網絡的任意地點，只需一臺通過相應管理權限認可的計算機即可實現對文件的遠程分布式存儲管理與監控；

6、智能識別

    利用射頻、指紋和條碼等識別技術對文件的存取進行有效管理；

7、追溯分析

    自動記錄文件的存取日志、系統日志、報警日志和存取實時錄像，便于追溯；可以方便快捷地進行查詢、統計并生成各類報表，便于管理分析；

8、自助存取

    取出文件時取件人員到控制柜前，在界面上點擊“取文件”按鈕，并按下自己的指紋進行驗證，當只有一件文件屬于取物人員時，存放該文件的對應箱門自動打開；當一人有多件文件時，需要在彈出界面上選擇自己想要取出的文件即可；

9、實時查詢

    管理人員可以通過內部網絡對被監管文件的所屬單位、使用者、設備名稱、存儲位置、在位情況、使用情況以及歷史信息等進行實時查詢和管理；

10、丟失報警

    當文件監管現場發生違規進入，或發生違規取檔、超時未歸還、文件丟失、人為破壞系統、長時間無市電輸入等報警事件時，系統會立即報警，報警方式主要有聲光報警、短信報警、網絡上報中心報警等；

三、系統特點

1、安全高效

    采用指紋及RFID物聯網技術，實現高可靠性的識別和驗證，保證驗證唯一性和不可替代性；全自動記錄存取文件（盒）的每一步操作過程，存取可追溯；智能聯動短信、語音、警報、監控系統等多種報警方式；UPS斷電保護，完全斷電后可通過雙人雙鎖緊急取物或通過手工控制取文件；

2、精細管理

    海量查找文件，快速準確；文件智能化管理，全程跟蹤定位；采用條碼和射頻識別技術，實現文件一對一精細化管理；

3、操作簡便

    主控柜觸摸屏人機界面簡潔易用，每一步操作均有智能語音提示，手指輕點幾下即可完成文件取用；歸還文件時, 掃描文件條碼并通過驗證后自動打開箱門進行快速歸還；查詢配置系統基于網頁端訪問，使用IE瀏覽器即可實時查詢文件在位情況、系統狀態和報警日志，打印各種統計報表，配置文件的使用人員、存儲位置、使用時段及時間限制；

4、穩定可靠

    全鋼結構柜體，堅實牢固；軍工級品質，質量可靠，性能穩定；后臺數據庫定期自動備份，確保數據安全；

四、總結

    智能檔案管理系統適用于機關文件、文秘、保密、檔案等文件檔案管理單位和場所，系統有利于整合管控文件及公文信息資源，實現統用統管；有利于利用信息技術管控文件資料，及時掌握文件動態，快速了解和處理突發事件，防范于未然，把控文件分發、管理及安全保密業務工作，做到事前可知、事中可控、事后可溯；有利于節約成本、節約人力，降低工作量，提高文件分發、管理及保密工作效率，提升安全保密防范能力和信息化建設水平。