智慧軍營智慧檔案管理系統

一、建設背景

    近年來，隨著營區檔案規模的擴大，檔案數量也逐日增多，種類日趨多樣化，信息量迅速膨脹。檔案館管理的信息化迫切需要一種更先進、更完善的自動化管理系統來解決。

    利用RFID技術為基礎。結合數據庫技術、信號處理、微弱信號檢測等技術，構建的實體檔案信息管理系統，實現了實體檔案的數字化管理和流通環節管理、檔案倉庫管理、提高了檔案全部業務流程的精確監控管理。

二、建設目標

    通過對檔案密集架層格及粘貼有RFID標簽的檔案資料的掃描，可以對檔案進行架位信息采集、檔案地址信息的采集，幫助排架、查找和統計特定的檔案資料等。檔案架的架位信息與檔案館倉庫架位分布圖融合后，可以建立出詳細的檔案架分布地址數據模型圖，為日常檔案管理提供快捷的人機界面。

    檔案管理系統的應用是RFID多項技術的綜合應用，應用智能檔案架為查閱檔案管理者提供方便，也為提高檔案管理效率、減少檔案館管理成本提供了更加高效的途徑。

    智能化庫房管理系統對庫房進行綜合性、智能化管理過程。系統可與原有檔案系統實現無縫銜接，并對庫房進行模擬和綜合管理功能。對檔案實體采用RFID技術對檔案實體進行智能化管理。

三、功能介紹

1、出入庫管理

    要實現無縫銜接，實現對檔案出入庫的自動記錄，包括自動登記檔案的出入庫時間、經手人情況、便于管理員及時了解檔案出入庫的情況信息。

2、檔案上架

    要求通過檔案上架操作自動生成檔案的存放地址，實現檔案實體與檔案數據的自動關聯。可自動對檔案進行批量上架。

3、檔案檢索定位

    要提供檔案檢索功能，可根據查詢的關鍵字對檔案進行查詢，在查詢到所要查找的數據后，即可對檔案進行定位跟蹤，并通過點擊查看檔案目錄和檔案原文。

4、庫房統計

    可自動統計每個庫房已存放檔案總量、還可存放檔案數量、庫房空置率情況等，也能自動統計各庫房存放檔案明細情況，如檔案種類、全宗、保管期限、密級等，同時還可以將各個密集架的空置情況進行自動統計匯總。

5、檔案盤點

    管理人員進行盤點作業時只需要通過RFID手持設備掃描。系統自動統計掃描數量，并與系統中根據日常操作記錄得出的理論數據進行差異對比，并可查看差異的庫位信息。

6、檔案防盜

    在有需要的位置文件檔案區域監測通道，監測文件檔案通過的合法性，防止文件檔案有意或無意被攜帶出檔案館或進入非法區域。

7、標簽初始化

    電子標簽初始化主要完成檔案信息和電子標簽的綁定，寫入電子標簽編碼(EPC)，打印電子標簽信息，綁定標簽與檔案，驗證電子標簽等流通前的基礎工作。系統提供便捷的修改功能，可對電子標簽信息進行修改，并將修改情況記錄在系統中，同時還提供標簽修改功能。

8、檔案軌跡顯示

    通過對電子標簽位置的實時跟蹤，自動生成電子標簽的移動軌跡，并以圖形化的形式進行展示。

四、系統特點

1、安全性高

    文件管理是非接觸式的數據傳送，在傳遞內容方面可以通過設置密碼進行保護，使得傳遞的內容不會出現盜取和篡改的風險。

2、多個標簽信息采集

    較之傳統設備一次掃描一個標簽的情況，RFID可以實現同時多個標簽的掃描，這樣可以大大提高文件的管理效率。

3、生命周期長

    RFID技術的防撞性好、防污染性高。它可以高效地預防使用過程中出現的水、油等化學性的浸污，而傳統的文件管理在防范污染上無法進行實現。

4、工作量大

    可以輕易地穿透物質來進行數據信息的交換傳遞，而且數據的承載量巨大，可以很好地解決物品資料傳送量的需求。

五、總結

    智慧檔案管理系統采用先進的無線射頻識別(RFID)技術和成熟的計算機軟件技術，以RFID作為信息存儲媒介，利用手持終端、固定RF讀寫器、通道式RF讀寫設備，緊密配合后臺數據庫管理系統，全方位實現檔案資料的借閱、歸還、查找、盤點工作過程的信息化管理。同時，管理系統能夠與現有的監控系統進行聯動管理，實現系統間的無縫對接。并且可實現多級部門之間檔案信息的交換傳遞匯報。

    及時掌握文件動態，快速了解和處理突發事件，防范于未然，把控文件分發、管理及安全保密業務工作，做到事前可知、事中可控、事后可溯；有利于節約成本、節約人力，降低工作量，提高文件分發、管理及保密工作效率，提升營區安全保密防范能力和信息化建設水平。