智慧軍營RFID文件管理系統

一、建設背景

    部隊的文件管理、使用、存取、借閱、運轉和統計等工作一直是一項重要工作，隨著信息時代的到來，計算機和網絡技術逐漸應用到了部隊的辦公中，但文秘、保密、檔案管理等部門所有文件、收發登記、存取和管理等工作主要還是通過手工模式來進行，即手工登記、手工簽收、手工查找和統計以及制作各種報表等。這種以人工為主、手工處理的工作方式不僅使文件的管理效率明顯降低，還不斷暴露出一些問題。

二、文件管理中存在的問題

1、內部涉密文件被非法帶出

    內部人員有意或無意將涉密文件帶出營區，無法及時發現，導致泄密，無法追查泄密渠道，無法確定責任人。

2、領用出去文件無法追蹤管理

    領用出去的涉密文件無法追蹤管理，無法一一對應回收、銷毀，往往出現露件、替換件現象。

3、文件查找難

    文件堆中手工尋找某一份文件是非常耗時的。管理員通過印在文件箱上號碼搜索文件，而文件可能會放置在錯誤的文件箱里，或已被他人取走，這又增加了搜索的難度。

三、功能介紹

1、精準管理

    能夠對文件、文件盒及文件資料等物品實現集中、統一和精準管理；實現文件基本信息的電子化登記，便于信息存儲、統計、查詢利用以及辦結處理等。系統采用指紋識別技術登錄，利用條碼對文件流轉交換信息進行集中管理，利用網絡、指紋身份識別等技術對所有工作人員投遞的文件進行全過程追蹤，能夠對智能文件柜中的遠端文件進行實時在位監管，遠程精準定位監控文件狀況，實現遠程無人值守監管。

2、自動盤點

    系統對文件資料進行全壽命周期管理，后臺自動記錄文件的借用與歸還日志；支持網絡化的查找與定位，提高工作效率；系統支持對文件資料進行自動盤點，并生成相關統計數據。

3、多級管理

    系統由網絡管理平臺及后端管理設備組成的多級管理平臺實現多級分級管理，有效解決大型復雜信息系統的大規模監管問題。

4、智能識別

    利用射頻、指紋和條碼等識別技術對文件的存取進行有效管理；

5、安全防范

    堅固的全鋼結構柜體，紅外探測、視頻監控、門禁檢測和震動傳感等多種探測手段以及現場聲光、安防聯動、短信通知等多種報警方式，能有效阻止非法入侵；

6、實時查詢

    管理人員可以通過內部網絡對被監管文件的所屬單位、使用者、設備名稱、存儲位置、在位情況、使用情況以及歷史信息等進行實時查詢和管理。

四、系統特點

R    FID技術作為非接觸式自動識別技術的代表，它對人工干預需求極小，可以獨立完成對人或對物品的自動識別，在識別的過程中獲取對象的相關數據信息。相比較傳統的識別技術而言，RFID技術實現了對動態物體以及多個標簽的識別，而且該技術的應用領域廣泛。基本替代傳統的條形碼標簽，這也是智能文件管理進步的一大表現。

1、安全性高

    文件管理是非接觸式的數據傳送，在傳遞內容方面可以通過設置密碼進行保護，使得傳遞的內容不會出現盜取和篡改的風險。

2、多個標簽信息采集

    較之傳統設備一次掃描一個標簽的情況，RFID可以實現同時多個標簽的掃描，這樣可以大大提高文件的管理效率。

3、生命周期長

    RFID技術的防撞性好、防污染性高。它可以高效地預防使用過程中出現的水、油等化學性的浸污，而傳統的文件管理在防范污染上無法進行實現。

4、工作量大

    可以輕易地穿透物質來進行數據信息的交換傳遞，而且數據的承載量巨大，可以很好地解決物品資料傳送量的需求。

五、總結

    智能文件管理系統利于整合管控文件及公文信息資源，實現統用統管；有利于利用信息技術管控文件資料，及時掌握文件動態，快速了解和處理突發事件，防范于未然，把控文件分發、管理及安全保密業務工作，做到事前可知、事中可控、事后可溯；有利于節約成本、節約人力，降低工作量，提高文件分發、管理及保密工作效率，提升部隊安全保密防范能力和信息化建設水平。