智慧軍營智能文件管理系統

一、建設背景

    部隊的文件管理、使用、存取、借閱、運轉和統計等工作一直是一項重要工作，隨著信息時代的到來，計算機和網絡技術逐漸應用到了部隊的辦公中，但文秘、保密、檔案管理等部門所有文件、收發登記、存取和管理等工作主要還是通過手工模式來進行，即手工登記、手工簽收、手工查找和統計以及制作各種報表等。這種以人工為主、手工處理的工作方式不僅使文件的管理效率明顯降低，還不斷暴露出一些問題。

    北京西岐網絡研發的智能文件管理系統，實現以設備自動記錄為主，人工監控為輔的操作和管理模式，并嚴格進行人員身份和權限的管理和驗證，從而減輕文件管理人員的工作負擔，規范文件管理流程，提升文件管理運轉效率和管理水平。    

二、痛點問題

1、人工模式

    文件管理等工作主要還是通過手工模式來進行，即手工登記、手工簽收、手工查找和統計以及制作各種報表等。

2、文件多

    傳統的辦公模式主要依賴人員的手工處理，隨著文件的增多，工作人員日常事務不斷增加，辦公壓力也隨之變大。

3、管理難度大

    部隊文件管理缺乏關聯性，完整性差；

    文件資料繁多，歸檔類目模糊；

    文件跨部門利用困難。

4、繁瑣低效

    類目層級多，操作困難；

    文件可檢索載體類型少，使用不便。

三、內容介紹

1、精準管理

    能夠對文件、文件盒及文件資料等物品實現集中、統一和精準管理；實現文件基本信息的電子化登記，便于信息存儲、統計、查詢利用以及辦結處理等。系統采用指紋識別技術登錄，利用條碼對文件流轉交換信息進行集中管理，利用網絡、指紋身份識別等技術對所有工作人員投遞的文件進行全過程追蹤，能夠對智能文件柜中的遠端文件進行實時在位監管，遠程精準定位監控文件狀況，實現遠程無人值守監管。

2、自動盤點

    系統對文件資料進行全壽命周期管理，后臺自動記錄文件的借用與歸還日志；支持網絡化的查找與定位，提高工作效率；系統支持對文件資料進行自動盤點，并生成相關統計數據。

3、多級管理

    系統由網絡管理平臺及后端管理設備組成的多級管理平臺實現多級分級管理，有效解決大型復雜信息系統的大規模監管問題。

4、智能識別

    利用射頻、指紋和條碼等識別技術對文件的存取進行有效管理；

5、安全防范

    堅固的全鋼結構柜體，紅外探測、視頻監控、門禁檢測和震動傳感等多種探測手段以及現場聲光、安防聯動、短信通知等多種報警方式，能有效阻止非法入侵；

6、實時查詢

    管理人員可以通過內部網絡對被監管文件的所屬單位、使用者、設備名稱、存儲位置、在位情況、使用情況以及歷史信息等進行實時查詢和管理。

四、系統特點

1、安全性高

    采用指紋及RFID物聯網技術，實現高可靠性的識別和驗證，保證驗證唯一性和不可替代性。全自動記錄存取文件的每一個操作，過程可追溯查詢。

2、精準管理

    海量查詢文件，快速準確；文件智能化管理，全程跟蹤定位；采用條碼和射頻識別技術，實現文件一對一精細化管理。

3、操作簡單

    觸摸屏人機界面簡潔易用，手指輕點幾下即可完成文件取用；歸還文件時，掃描條碼便可快速歸還。

4、穩定可靠

    質量可靠，性能穩定，后臺數據庫定期自動備份，確保數據安全。

五、總結

    智能文件管理系統能夠實現電子文件和實體文件的集中統一管理，配合智能文件管理柜對實體紙質文件的存取分發和使用進行科學管控，精準管理、高效管理，維護實體文件的完整與安全，使得部隊文件管理便捷化、信息化、自動化，推動機關文件管理效率和管理水平的提升。系統隨時隨地掌握監管文件的動向，以加強文件管控，嚴防失泄密問題的發生。該系統能夠有效地提高文件使用管理效率及安全系數，正規文件使用管理秩序，極大地降低文件失控、失管、被盜等風險。

    智能文件管理系統利于整合管控文件及公文信息資源，實現統用統管；有利于利用信息技術管控文件資料，及時掌握文件動態，快速了解和處理突發事件，防范于未然，把控文件分發、管理及安全保密業務工作，做到事前可知、事中可控、事后可溯；有利于節約成本、節約人力，降低工作量，提高文件分發、管理及保密工作效率，提升部隊安全保密防范能力和信息化建設水平。